Giải pháp quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc duy trì một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất sản xuất, mà còn đảm bảo khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Vai trò của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt trong ngành sản xuất, bán lẻ và Logistics. Việc áp dụng các giải pháp quản lý hàng tồn kho sẽ mang lại những lợi ích như sau:

Giảm chi phí lưu trữ

Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ, bao gồm chi phí thuê kho, bảo quản hàng hóa và chi phí bảo hiểm. Khi hàng tồn kho được duy trì ở mức tối ưu, doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều vào không gian lưu trữ và có thể tránh được các khoản chi phí không cần thiết.

Tránh tình trạng hàng hoá hư hỏng

Quản lý tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát được thời hạn sử dụng của các sản phẩm, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Việc quản lý hàng tồn kho tốt giúp đảm bảo rằng các sản phẩm luôn sẵn có khi khách hàng cần. Điều này nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển lượng khách hàng trung thành. Khi hàng hóa được cung cấp kịp thời và đúng nhu cầu, doanh nghiệp có thể xây dựng được uy tín và niềm tin từ khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ đặt hàng đến giao hàng. Nhờ có hệ thống quản lý hàng tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể theo dõi và điều phối các đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng.

Tăng cường khả năng dự báo

Giải pháp quản lý hàng tồn kho cung cấp các báo cáo chi tiết và công cụ phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về xu hướng tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp có thể dựa vào các số liệu này để đưa ra các quyết định mua hàng và sản xuất chính xác hơn, từ đố tối ưu hoá lượng tồn kho và giảm thiểu rủi ro thiếu hụt và dư thừa hàng hoá. 

Tối ưu hoá quy trình sản xuất

Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp cân bằng giữa cung và cầu, tránh được tình trạng sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn giảm thiểu lãng phí và chi phí không cần thiết.

Khi hàng tồn kho được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể duy trì mức độ sản xuất ổn định, giảm thiểu tình trạng gián đoạn do thiếu hụt nguyên liệu. Hiệu suất sản xuất được nâng cao, từ đó tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường và cải thiện lợi nhuận.

“Nỗi đau” doanh nghiệp gặp phải khi quản lý hàng tồn kho theo phương pháp truyền thống

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp truyền thống, dựa vào sổ sách hoặc các công cụ đơn giản như Excel, đang trở thành một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn gây ra nhiều rủi ro và chi phí không cần thiết. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến mà các doanh nghiệp gặp phải khi quản lý hàng tồn kho theo phương pháp truyền thống.

Lỗi nhập liệu thủ công

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp truyền thống thường yêu cầu nhập liệu thủ công, dẫn đến nguy cơ cao về sai sót. Nhân viên có thể nhập sai số lượng, mô tả sản phẩm hoặc vị trí lưu trữ, gây ra những nhầm lẫn nghiêm trọng trong quản lý hàng tồn kho. Sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến việc theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho mà còn gây khó khăn trong quá trình kiểm kê và điều chỉnh.

Thất thoát và mất mát hàng hóa

Khi không có hệ thống theo dõi chặt chẽ, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng thất thoát hoặc mất mát hàng hóa. Việc quản lý không hiệu quả và thiếu minh bạch có thể dẫn đến việc hàng hóa bị hỏng hóc, mất cắp hoặc thất lạc mà không được phát hiện kịp thời.

Kiểm kê mất nhiều thời gian

Quá trình kiểm kê hàng tồn kho thủ công thường mất rất nhiều thời gian và công sức. Nhân viên phải kiểm tra từng sản phẩm một cách thủ công, ghi chép và đối chiếu với sổ sách. Điều này không chỉ làm tăng chi phí nhân công mà còn gây ra sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Độ chính xác không cao

Do phải thực hiện thủ công, việc kiểm kê hàng tồn kho thường không đạt được độ chính xác cao. Những sai sót nhỏ trong quá trình kiểm đếm có thể dẫn đến sự chênh lệch lớn trong số liệu, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh và lập kế hoạch của doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng theo phương pháp truyền thống gây mất thời gian, dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu

Thiếu dữ liệu thời gian thực

Phương pháp quản lý truyền thống thường không cung cấp dữ liệu thời gian thực, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi tình trạng hàng tồn kho và đưa ra các quyết định nhanh chóng. Thiếu dữ liệu kịp thời có thể dẫn đến việc không nắm bắt được các xu hướng tiêu thụ, làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Khó khăn trong dự báo

Do thiếu các công cụ phân tích và báo cáo hiện đại, doanh nghiệp khó có thể dự báo chính xác nhu cầu hàng hóa. Việc dự báo không chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho, gây lãng phí tài nguyên và tăng chi phí lưu trữ.

Khó khăn trong việc đồng bộ hóa thông tin

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp truyền thống thường gặp khó khăn trong việc đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ, thông tin về hàng tồn kho có thể không được cập nhật kịp thời giữa bộ phận mua hàng, sản xuất và bán hàng, gây ra những bất đồng và thiếu sót trong quy trình làm việc.

Giao tiếp và phối hợp kém

Việc thiếu hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại cũng gây khó khăn trong việc giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận. Khi thông tin không được chia sẻ một cách hiệu quả, các bộ phận khó có thể làm việc một cách nhịp nhàng, dẫn đến sự chậm trễ và kém hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố then chốt đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh ngày nay đòi hỏi sự linh hoạt và chính xác. Để đảm bảo rằng quá trình quản lý hàng tồn kho diễn ra một cách hiệu quả nhất, có một số phương pháp và công nghệ hiện đại được áp dụng.

1. Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

Việc thiết lập vị trí cho hàng hóa trong kho là một bước quan trọng để tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và lấy hàng. Một cách tiếp cận phổ biến là sử dụng hệ thống mã vạch hoặc mã QR để gắn vị trí cụ thể cho từng mặt hàng. Bằng cách này, nhân viên kho có thể dễ dàng xác định vị trí của sản phẩm trong kho một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Phương pháp quản lý kho FIFO hoặc LIFO

Hệ thống quản lý hàng tồn kho thường áp dụng một trong hai phương pháp quản lý FIFO (First-In-First-Out) hoặc LIFO (Last-In-First-Out) để kiểm soát hàng tồn kho. Trong phương pháp FIFO, hàng hóa được xếp chồng theo thứ tự mà chúng được nhập vào kho, và hàng hóa được lấy ra từ trên cùng trước. Trong khi đó, phương pháp LIFO sẽ ưu tiên việc lấy ra hàng hóa mới nhất đến trước.

3. Kiểm soát hàng tồn kho bằng máy quét mã vạch

Sử dụng máy quét mã vạch là một trong những công nghệ tiên tiến nhất trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch riêng biệt, và thông qua việc quét mã vạch, nhân viên kho có thể nhanh chóng và chính xác ghi nhận việc nhập xuất hàng hóa, giúp giảm thiểu lỗi phát sinh và tăng cường tính chính xác trong quản lý hàng tồn kho.

4. Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho

Quy trình nhập và xuất hàng vào và ra khỏi kho cần được quản lý một cách chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Sử dụng các hệ thống tự động hoá như hệ thống quản lý kho (WMS) có thể giúp tự động hóa quy trình nhập xuất hàng hóa, từ việc tạo đơn đặt hàng, nhận hàng, lưu trữ, đến việc xác nhận và giao hàng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường tính chính xác.

5. Kiểm kê kho định kỳ

Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng tồn kho, việc thực hiện kiểm kê kho định kỳ là một phần quan trọng của quy trình. Thông qua việc kiểm tra thực tế số lượng hàng tồn kho so với số lượng được ghi nhận trong hệ thống, các sai sót và thiếu sót có thể được phát hiện và khắc phục kịp thời, giúp đảm bảo rằng dữ liệu hàng tồn kho luôn chính xác và tin cậy.

Tóm lại, việc áp dụng các phương pháp và công nghệ tiên tiến trong quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp tăng cường tính hiệu quả và chính xác mà còn giảm thiểu lỗi phát sinh và tối ưu hóa quá trình làm việc của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho thường áp dụng một trong hai phương pháp quản lý FIFO hoặc LIFO

Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm WMS

Quản lý hàng tồn kho luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong thời đại kinh doanh hiện nay, khi yêu cầu về hiệu quả và tối ưu hóa quy trình ngày càng cao. Phần mềm quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) ra đời như một giải pháp tiên tiến, giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và chính xác hơn. 

Những tính năng chính của phần mềm WMS có thể kể đến như sau:

Quản lý vị trí kho

WMS cho phép doanh nghiệp quản lý vị trí của từng mặt hàng trong kho một cách khoa học. Việc định vị chính xác giúp tối ưu không gian kho, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hàng hóa.

Theo dõi lô hàng và ngày hết hạn

Phần mềm này giúp doanh nghiệp theo dõi lô hàng và ngày hết hạn của sản phẩm, từ đó quản lý hàng hóa theo phương pháp FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) để đảm bảo hàng hóa luôn mới và chất lượng.

Tích hợp với hệ thống khác

WMS có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP, CRM và các phần mềm quản lý khác, tạo nên một hệ sinh thái quản lý toàn diện, giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Với những lợi ích vượt trội và tính năng tiên tiến, phần mềm quản lý kho hàng WMS là giải pháp không thể thiếu cho các doanh nghiệp hiện đại. Đầu tư vào WMS không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý kho hàng thông minh với hệ thống WMS

Tổng kết

Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố then chốt để nâng cao hiệu suất và cạnh tranh của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho hàng (WMS) đã chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Công ty Cổ Phần RTC Technology Việt Nam tự hào là một trong những doanh nghiệp tiên phong đi đầu về các giải pháp công nghệ tự động hoá. RTC cung cấp các giải pháp tổng thể về nhà kho thông minh (Smart Warehouse), nhà máy thông minh (Smart Factory) để đáp ứng nhu cầu của các nhà máy công nghiệp. Những hệ thống tự động hoá như Machine Vision, AGV/AMR, Scanner, hệ thống điều khiển robot RCS, IoT, Scada…Áp dụng những giải pháp và công nghệ tiên tiến này của RTC sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu 70% chi phí, nâng cao 250% chất lượng sản xuất. 

XEM THÊM:

>> Hệ thống quản lý kho hàng WMS – Giải pháp quản lý và vận hành kho hàng

>> Giải pháp quản lý kho hàng bằng mã vạch-Ưu điểm và ứng dụng