Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý kho hàng luôn chiếm một vị trí quan trọng. Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp chủ động được nguồn hàng để đáp ứng được các nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, vấn đề quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên khó khăn nếu không có giải pháp phù hợp. Trong nội dung bài viết này, RTC sẽ cùng bạn tìm hiểu về các vấn đề trong quản lý hàng tồn kho và giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. 

Quản lý hàng tồn kho là gì

Hàng tồn kho hay còn được hiểu là hàng lưu kho, đây là loại hàng hoá được doanh nghiệp giữ trong kho để tiến hành đưa vào sản xuất hoặc bán ra sau đó. Hàng tồn kho được chia thành 3 loại chính là: nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. 

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, liên quan đến việc giám sát và kiểm soát hàng hóa và nguyên liệu trong kho. Mục tiêu chính của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo rằng có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không có quá nhiều tồn kho, từ đó giảm chi phí lưu kho và tránh lãng phí.

3 Vấn đề thường gặp của các doanh nghiệp trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình quản lý hàng tồn kho:

Sắp xếp thiếu khoa học

Một trong những vấn đề chính trong quản lý hàng tồn kho là việc sắp xếp hàng hóa trong kho thiếu khoa học. Kho hàng hoá không được sắp xếp hợp lý, việc tìm kiếm và lấy hàng trở nên khó khăn và tốn thời gian. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn tăng nguy cơ nhầm lẫn, mất mát hàng hoá. 

Một hệ thống sắp xếp kho hợp lý cần phải dựa trên nguyên tắc FIFO (First in, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) tuỳ theo loại hàng hoá và đặc thù doanh nghiệp. 

Không lập được kế hoạch dự trữ hợp lý

Việc không lập được kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng tồn kho. Thiếu hàng hoá có thể khiến doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, mất cơ hội bán hàng và giảm uy tín. Ngược lại, thừa hàng hóa lại làm tăng chi phí lưu kho, nguy cơ hư hỏng, hết hạn và gây lãng phí. 

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần dựa vào dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và các mô hình dự báo để xây dựng kế hoạch dự trữ hợp lý. 

Lơ là trong công tác kiểm kê hàng hoá

Kiểm kê hàng hoá không đều đặn hoặc không chính xác là nguyên nhân dẫn đến những sai lệch giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. Điều này có thể gây ra những tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp, bao gồm việc mất mát hàng hoá, thất thoát do hư hỏng hoặc không phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm kê thường xuyên, sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý kho, hệ thống mã vạch hoặc RFID để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. 

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí mà còn nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của doanh nghiệp. Dưới đây là ba phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả:

1. Lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý

Lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và tăng cường hiệu quả tìm kiếm. Các bước cơ bản bao gồm:

• Phân loại hàng hóa: Chia hàng hóa thành các nhóm theo loại, kích thước, hoặc tần suất sử dụng.
• Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO hoặc LIFO: Đối với các mặt hàng có hạn sử dụng, áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out) để đảm bảo hàng hóa cũ được xuất kho trước. Đối với các mặt hàng không có hạn sử dụng hoặc ít bị ảnh hưởng bởi thời gian, có thể áp dụng nguyên tắc LIFO (Last In, First Out).
• Tạo khu vực lưu trữ rõ ràng: Xác định rõ ràng các khu vực dành cho từng loại hàng hóa, sử dụng các kệ, giá đỡ và các hệ thống lưu trữ khác để tối ưu không gian.
• Đánh dấu và ghi nhãn: Sử dụng các hệ thống mã vạch hoặc nhãn để dễ dàng nhận diện và quản lý hàng hóa.

2. Quản lý bằng sổ sách, Excel

Phương pháp quản lý bằng sổ sách hoặc Excel phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc khi khối lượng hàng tồn kho không quá lớn. Các bước cơ bản bao gồm:

• Ghi chép chi tiết: Ghi chép chi tiết mọi giao dịch nhập và xuất kho, bao gồm số lượng, ngày tháng, và các thông tin liên quan.
• Sử dụng các mẫu biểu: Tạo các mẫu biểu trên Excel để theo dõi tồn kho, bao gồm bảng kiểm kê, bảng theo dõi đơn hàng và bảng dự báo nhu cầu.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ để so sánh số liệu thực tế với sổ sách, từ đó phát hiện và điều chỉnh sai sót.

3. Quản lý bằng phần mềm quản lý kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) mang lại nhiều lợi ích vượt trội, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa dạng sản phẩm. Các bước cơ bản bao gồm:

• Tự động hóa quy trình: Phần mềm quản lý kho tự động ghi nhận và theo dõi mọi giao dịch nhập, xuất và di chuyển hàng hóa trong kho.
• Quản lý thời gian thực: Cung cấp thông tin tồn kho chính xác và cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp ra quyết định kịp thời và chính xác.
• Tích hợp dữ liệu: Phần mềm WMS có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ERP, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Phân tích và dự báo: Phần mềm cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dự trữ hợp lý và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

Tóm lại, việc lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Quản lý kho hàng theo nguyên tắc FIFO

Giải pháp nhà kho thông minh – Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng năng suất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Một trong những giải pháp tiên tiến hiện nay là sử dụng hệ thống nhà kho thông minh (Smart Warehouse). Hệ thống này tích hợp công nghệ hiện đại để tự động hóa và tối ưu hóa quá trình quản lý kho hàng, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1. Tự động hóa quy trình lưu kho và lấy hàng

Hệ thống nhà kho thông minh sử dụng công nghệ tự động hóa như robot và hệ thống băng chuyền để di chuyển hàng hóa trong kho. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa. Các robot có thể làm việc liên tục 24/7, giúp nâng cao hiệu suất và khả năng đáp ứng đơn hàng ngay cả trong những thời điểm cao điểm.

2. Sử dụng công nghệ RFID và IoT

Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) và IoT (Internet of Things) được tích hợp vào hệ thống nhà kho thông minh để theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác. Mỗi sản phẩm được gắn thẻ RFID, cho phép hệ thống tự động ghi nhận thông tin về vị trí, số lượng và trạng thái của hàng hóa. Thông qua các cảm biến IoT, doanh nghiệp có thể giám sát điều kiện lưu trữ như nhiệt độ, độ ẩm, đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản trong môi trường tốt nhất.

3. Phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu

Hệ thống nhà kho thông minh không chỉ tự động hóa quy trình mà còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Dữ liệu từ quá trình vận hành kho được thu thập và phân tích để dự báo nhu cầu, tối ưu hóa tồn kho và lên kế hoạch bổ sung hàng hóa kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối ưu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

4. Tích hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp

Hệ thống nhà kho thông minh có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như ERP (Enterprise Resource Planning) và CRM (Customer Relationship Management). Sự tích hợp này giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận, từ đó cải thiện quy trình làm việc, tăng cường tính minh bạch và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

5. Nâng cao hiệu quả nhân sự

Bằng cách giảm thiểu công việc thủ công và lặp đi lặp lại, hệ thống nhà kho thông minh giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn như quản lý và lập kế hoạch. Điều này không chỉ tăng cường hiệu quả làm việc mà còn nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.

Tóm lại, việc ứng dụng hệ thống nhà kho thông minh giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, giảm chi phí, tăng cường hiệu suất và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Quản lý kho hàng hiệu quả với giải pháp nhà kho thông minh

Kết luận

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp đang gặp phải trong quản lý hàng tồn kho, Công ty Cổ Phần RTC Technology Việt Nam mang tới giải pháp tổng thể nhà kho thông minh. Ngoài ra, những hệ thống tự động hoá như Machine Vision, AGV/AMR, Scanner, hệ thống điều khiển robot RCS, IoT, Scada giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu năng suất lên đến 250%.

XEM THÊM:

>> Hệ thống quản lý kho hàng? Ưu điểm và chức năng

>> Giải pháp nhà kho thông minh – Tối ưu không gian lưu trữ